Reduzir o uso de papel: como um app pode ajudar

Nos dias de hoje, a tecnologia não é a única tendência que ganha cada vez mais espaço. A preocupação com a sustentabilidade passou a ser outra grande temática atual. A população e as empresas buscam cada vez maneiras mais inovadoras de ser sustentáveis. Por exemplo, reduzir o uso de papel é uma das preocupações das empresas e instituições. Mas como reduzir o uso de papel pode ser benéfico para o meio ambiente?

As responsabilidades sociais e ambientais são indispensáveis nos valores das empresas atuais. Para isso, a cada dia são desenvolvidas formas mais eficientes de reduzir o impacto ambiental causado pelas suas atividades. Na tarefa de ser mais sustentável e reduzir o uso de papel a tecnologia pode ser uma grande aliada.

Mas nem sempre vemos a tecnologia como aliada da sustentabilidade. Por vezes o que nos vêm à cabeça é a tecnologia afetando negativamente nosso meio ambiente. Mas o cenário pode ser bem diferente disso.

A tecnologia pode ser uma das maiores esperanças quando tentamos melhorar o futuro. Hoje em dia, já existem diversas maneiras de, por meio da tecnologia, ajudar não só na gestão ambiental, como também promover a sustentabilidade. Mas afinal, como os aplicativos podem ajudar na sustentabilidade?

A tecnologia e a sustentabilidade

Quando falamos em sustentabilidade geralmente nos concentramos em pensamentos relacionados ao desmatamento, poluição, efeito estufa, camada de ozônio e aquecimento global. Mas ainda que muitos não façam essa associação, é possível pensar em tecnologia quando falamos de sustentabilidade.

Mas como a tecnologia pode ser útil para gerar maior sustentabilidade ao planeta? Uma das características da tecnologia é otimizar os processos. Com ela podemos, por exemplo, digitalizar processos, trazendo mais eficiência ecológica para as empresas.

Em termos gerais, a tecnologia nos permite fazer mais com menos. Seja para fazer mais tarefas em menos tempo ou para garantir atividades com menos insumos que maltratem o ambiente. E esse fato pode ser determinante quando o assunto é sustentabilidade. Por isso dizemos que é possível utilizar a tecnologia como uma ferramenta sustentável.

Mas o que isso quer dizer? Significa que  ser sustentável é promover ações que visam suprir as necessidades atuais sem comprometer as gerações futuras. Ou seja, a sustentabilidade está relacionada ao desenvolvimento econômico e material sem agredir o meio ambiente.

Por isso, é importante que os recursos sejam utilizados de forma inteligente para que ainda existam no futuro. É o caso do uso excessivo de papel. Reduzir o uso de papel é uma forma sustentável de garantir um ambiente mais equilibrado e sustentável.

E é aí que a tecnologia pode ser decisiva. Os usos das funções tecnológicas podem ajudar a reduzir o uso de papel e demais insumos através de alternativas sustentáveis.

Essa dinâmica serve tanto para computadores quanto para os serviços online. Em ambos casos podem reduzir o grande volume de documentos impressos. Mas quando falamos em smartphones e apps esse cenário é ainda melhor. Isso porque os aplicativos são capazes de substituir diversas tecnologias em uma só.

Mas afinal, como os aplicativos ajudam na sustentabilidade?

No mundo tecnológico não há como desconsiderar o grande destaque alcançado pelos aplicativos. Atualmente podemos cumprir diversas funções através dos apps, o que os torna cada vez mais indispensáveis.

Além da praticidade que oferecem ao nosso dia-a-dia, os aplicativos também podem ser uma ferramenta para garantir mais sustentabilidade. E quando uma empresa desenvolve um aplicativo, pode fazer apostando na sustentabilidade. Basta que o app desenvolvido se preocupe em suprir as necessidades atuais sem comprometer o futuro.

O valor da tecnologia de aplicativos para tornar o mundo um lugar mais sustentável. Atualmente há muitos aplicativos para dispositivos móveis projetados para nos ajudar a levar uma vida mais sustentável.

Em nível empresarial, podemos destacar apps que estimulam o uso de assinaturas digitais para reduzir o uso de papel. Como vimos, a redução no uso de papel é um dos pilares da relação entre os apps e a sustentabilidade. Por isso, vamos entender mais a fundo essa relação.

Como os aplicativos ajudam a reduzir o uso de papel nas empresas?

Para aqueles que pensam que m aplicativo serve apenas para fidelizar clientes, vai aí uma novidade. O uso de apps pode ser grande aliado na hora de reduzir o uso de papel. Já falamos um pouco sobre isso aqui.

Segundos dados, estima-se que dois milhões de páginas são impressas a cada minuto na Europa, Oriente Médio e África.  Isso equivale a derrubar 63 árvores por minuto! Daí surge a latente preocupação em reduzir o uso de papel, especialmente em empresas.

É nem verdade que um escritório sem papel ainda pode ser um mito. Mas um escritório de “menos papel” é uma meta muito tangível e integrada na maioria das políticas corporativas.

Embora não seja possível eliminar completamente o papel do seu escritório, é possível reduzir a ponto de gerar um impacto. E os aplicativos são umas das principais tecnologias que podem ajudar nessa tarefa.

Com que frequência seus funcionários fazem cópias ou enviam documentos quando poderiam usar uma opção digital? A maioria desses funcionários possuem um smartphone ou até mesmo um tablet. Com a tecnologia móvel, você pode enviar documentos, digitalizar recibos, acessar documentos e muito mais.

Por exemplo, os apps podem ser usados para substituir ordens de serviço impressas, pedidos em restaurantes, e tickets de estacionamentos. Ou seja, os aplicativos podem ser um substituto inteligente ao uso de papel.

Por isso, certifique-se de que sua empresa esteja utilizando totalmente o poder da tecnologia móvel para reduzir o uso de papel.

Quais aplicativos podem ajudar na hora de reduzir o uso de papel?

• Aplicativos de banco online

É provável que você controle as finanças da sua empresa em uma conta bancária comercial, certo? Mas você está aproveitando os serviços bancários online? Mudar para o banco digital oferece conveniências que podem economizar tempo e dinheiro.

Com o banco on-line, você tem acesso 24 horas a registros bancários atualizados. Através de aplicativos o acesse é ainda mais facilitado. É possível ter acesso instantâneo extrato bancário e detalhes da conta.

Ao utilizar a opção de extratos bancários através do app, não é necessário mais que os mesmos sejam impressos. Assim, já é possível reduzir o uso de papel. Outra forma de cortar a quantidade de papel utilizada é realizar os pagamentos via app do banco. Com isso, não é mais necessário imprimir os boletos nem preencher cheques.

• Aplicativos de colaboração digital

A comunicação é fundamental para uma equipe de sucesso. Por isso é importante investir em ferramentas de colaboração digital, assim, fica mais fácil os funcionários trabalharem juntos.

Através das apps de colaboração a equipe pode realizar diversas tarefas via Internet. Podem ser compartilhados documentos, planilhas e projetos, além de informações de clientes e demais trâmites da empresa.

Ao utilizar esse tipo de aplicativos é possível reduzir a quantidade de papel impressa pelos funcionários, ajudando na sustentabilidade das ações. Nesse quesito, diversos aplicativos podem ser utilizados.

Um exemplo de app que pode ser utilizado é o Teambox. Com ele é possível organizar as tarefas dos colaboradores e os projetos da empresa por meio virtual.

Trata-se de um sistema de gerenciamento que possibilita a apresentação de uma ideia, e discussão em tempo real dos colaboradores. Alguns recursos do app são a atualização de status, gerenciamento de projetos e documentos em forma de páginas online.

Com isso, os documentos importantes em determinado projeto podem ser compartilhados pelo app sem necessidade de impressão. Por isso a apresentação de todas etapas dos projetos via mobile pode reduzir o uso de papel significativamente.

• Aplicativos para armazenamento digital de documentos

Um dos grandes vilões quando o assunto é reduzir o uso de papel nas empresas são os documentos da empresa. Geralmente, é necessário que a empresa mantenha cópias de contratos e demais documentos importantes. Com isso, são impressos milhares de folhas que serão mantidas guardadas. Essa prática ocupa muito espaço e ainda gera elevado consumo de papel.

Por esse motivo os aplicativos de armazenamento digital podem ser um trunfo na hora de reduzir o uso de papel. O armazenamento em nuvem oferece acesso aos seus documentos de qualquer lugar com uma conexão à Internet. E a nuvem protege os documentos caso o computador trave ou cópias de papel sejam destruídas.

Com aplicativos de compartilhamento de nuvem on-line, os funcionários não precisam imprimir papel toda vez que desejam compartilhar informações. Um ótimo exemplo de aplicativo para essa funcionalidade é o Google Drive.

Usando o Google Drive, é possível armazenar e criar arquivos, independentemente do tamanho ou da complexidade. Uma vantagem do Google Drive é permitir que membros da equipe ou partes externas editem documentos sem imprimi-los. Essa é uma ferramenta essencial para as empresas que buscam a sustentabilidade.

• Aplicativos de anotações

Nas empresas é bastante comum que os funcionários usem papel para fazer suas anotações. E se pensarmos em uma empresa grande, o número de papel nessas anotações utilizado é bastante significativo.

Por esse motivo, fazer uso de aplicativos de anotações pode ser um aliado na hora de reduzir o uso de papel. Para essa função o aplicativo Evernote é uma ótima opção.

O Evernote é um aplicativo que fornece uma experiência de papel para dispositivos mobile. Com ele permite é possível fazer anotações manuscritas em cadernos multimídia avançados e em documentos PDF, PowerPoint e Word importados.

Este incrível aplicativo sem papel não é apenas um pedaço de papel em um dispositivo digital. Sua interface é repleta de ferramentas para escrever, desenhar, anotar PDFs, criar formas, adicionar áudio, integrar fotos e clipes. Através desses aplicativos fica mais fácil reduzir o uso de papel e levar a sustentabilidade a uma nova dimensão.

Em resumo, quais os benefícios de reduzir o uso de papel através dos aplicativos?

O papel é uma grande despesa para os negócios e representa um grande custo para o meio ambiente. Entretanto, esses custos muitas vezes são negligenciados dentro das empresas.

Atualmente, a tendência é que as empresas tomem medidas para reduzir o uso de papel. Essa nova forma de atividade “sem papel” pode representar para as empresas uma grande economia e um grande avanço em direção à sustentabilidade.

Mas o que muitos não sabem é que além de economizar papel e contribuir para a sustentabilidade, essas ações podem aumentar a produtividade. Isso acontece porque são automatizadas tarefas simples, reduzindo a necessidade de atenção ás mesmas.

Desta forma, vamos entender um pouco mais sobre os benefícios de reduzir o uso de papel nas empresas.

• Benefícios econômicos

Quando economizamos papel, na verdade economizamos dinheiro. O custo do papel pode não parecer muito em comparação com outros gastos, mas no agregado pode ser bastante significativo. Isso porque, o uso de papel tem muitos custos além do custo de aquisição.

Por exemplo, além de gastar para adquirir o papel, a empresa incorre em custos de impressão, cópia, armazenamento, descarte. Portanto, ao reduzir o uso de papel através de apps a empresa não economiza apenas comprando menos papel. Ela irá contar com alternativas sustentáveis para cumprir com as suas atividades.

• Benefícios ambientais

Quando a empresa está empenhada em reduzir o uso de papel irá também diminuir o impacto negativo de seu uso no meio ambiente.

Como sabemos, o processo de produção de papel emprega o uso de recursos naturais como árvores, água e energia. Ao reduzir o uso de papel através de alternativas tecnológicas, a empresa ajuda conservar as florestas e os recursos hídricos que eventualmente reduzem a quantidade de gases nocivos de efeito estufa emitidos para o meio ambiente.

• Benefícios de Eficiência e segurança

Quando economizamos papel, aumentamos a eficiência. Uma das principais formas de reduzir o papel no escritório é usar formulários eletrônicos e sistema de arquivamento.

A conversão para sistema eletrônico facilita a localização e o processamento de informações. Também reduz o tempo perdido procurando documentos perdidos ou perdidos no escritório. Reduzir o papel usado no escritório aumenta a eficiência economizando tempo, dinheiro e recursos.

Além disso, reduzir o uso de papel pode ajudar na segurança de armazenamento das informações. Documentos impressos estão sujeitos a extravio, manuseio incorreto e outros acidentes.

Por isso, ao esse material para plataformas digitais, é possível gerar backups de segurança. Com eles fica mais fácil o envio de documentos aos com a proteção de dados necessária.